BLOG
Gyötrelmes választás - átállás Saperion-ról OnBase-re
Miután 2017-ben az amerikai Hyland szoftvercég bejelentette a Lexmark korábbi szoftverrészlegének, a Saperionnak a felvásárlását, sok német vállalat elbizonytalanodott az alkalmazás jövőjét illetően. Legtöbbjük számára a Saperion továbbra is a házon belüli ECM-rendszerük alapját képezi. Szerencsére kiderült1 , hogy a Hyland további támogatást nyújt és folytatja a már tervezett fejlesztési tevékenységeket a Saperionon. Ugyanakkor az is nyilvánvalóvá vált, hogy a Hyland az új funkciók és fejlesztések megvalósítása érdekében saját termékcsaládjára, az OnBase-re összpontosít, és a Saperiont integrálja ebbe a szoftverkörnyezetbe.2
A két rendszert összehasonlítva láthatjuk, hogy az OnBase-nek van néhány előnye a Saperion-hoz képest3:
Az OnBase egy modernebb és modulárisabb kódbázisra épül, mint a Saperion. Támogatja a széleskörű testreszabást programozással és anélkül, a .net keretrendszerre épülő natív Windows futási környezetet használva.
A modernebb interfészeknek köszönhetően (a webalapú kommunikációt is támogatva) az OnBase jobban integrálható a komplex informatikai környezetekbe. Az adattípusok és -formátumok megfelelnek a jelenlegi követelményeknek.
Az OnBase támogatási koncepciója minősített partnereken alapul, akik rendszeresen frissítik szaktudásukat, hogy mindig naprakészek legyenek a fejlesztésekkel.
Milyen hatással van a jelenlegi Saperion telepítésemre? Át kell-e migrálnom az összes adatomat az OnBase-re?
Alapvetően nincs szükség azonnali átállásra. A Hyland közleményei szerint a Saperion 8.1-es verziója 2021 decemberéig teljes mértékben támogatott volt - a kiterjesztett támogatás pedig 2023 végéig tart. A Saperion 8.2 kiadása, amelyenek megjelenését eredetileg 2019 végére tervezték, a Hyland Foundation megoldásaként valósult meg, beleértve az úgynevezett Federated File Framework4-öt is (korábban Convergence Framework) is. E keretrendszer használatával a Saperion-adatok közvetlenül az OnBase-ben válnak elérhetővé.
Ha tehát az új OnBase rendszerre tervezi az átállást, az adatmigráció következő lehetőségei közül választhat:
Ebben az esetben a Saperion és az OnBase párhuzamosan fut. Nem előírás a Saperion alkalmazáskiszolgálójának működése, de a Saperion fájlrendszert elérhetővé kell tenni. A konvergencia keretrendszerrel (vagy Federated File Framework-kel) áthidalva az OnBase közvetlenül hozzáfér a meglévő rekordokhoz, és megjeleníti azokat az OnBase kliensben.
Ennek a megoldásnak az előnyei a következők:
Nincs szükség a meglévő adatok exportálására és szerkesztésére. Egy világosan meghatározott séma segítségével megvalósítható az információk leképezése.
Nincs szükség nagyobb leállásra, és az új OnBase telepítés egyszerűen, "határidőmegoldással" üzembe helyezhető.
Hátrányai:
A meglévő rekordok kezeléséhez továbbra is szükségesek egyes Saperion-ismeretek
A konvergencia keretrendszer még fejlesztés alatt áll.
Alapvetően ez az első lehetőség egy változata, amely szinte ugyanazokkal az előnyökkel és hátrányokkal rendelkezik.
Szintén a konvergencia keretrendszer alapján az adatok importálása az OnBase hozzáférés során történik. Az importálás a háttérben zajlik, és a felhasználók számára szinte láthatatlan.
A Saperion-ügyfelek többségének valószínűleg a migrációnak ez a fokozatos formája az előnyös, mivel
Ez a megoldás igényli a legkisebb erőforrást
Hosszú távon lehetővé teszi, hogy a vállalatok teljesen leállítsák a régi Saperion-rendszert.
A Saperion összes rekordját egy (XML-alapú) köztes formátumba exportálják, majd az OnBase dokumentumimportáló processzorával (DIP) újraimportálják. Ez a migrációs típus valószínűleg a legerőforrásigényesebb. Nemcsak hosszú időt vesz igénybe és sok erőforrást köt le,
a Saperion exportformátumának OnBase-olvasható adatformátummá történő átalakítását is igényli. Gyakran előfordul, hogy a Saperionban tárolt metaadatok nem tudnak pontosan leképeződni az OnBase-re, ezért összetett adatleképezésre lehet szükség.
A Saperion és az OnBase felülvizsgálatok jelentősen eltérnek egymástól. Ennek a problémának a megoldásához speciális szabályokat kell meghatározni.
A Saperion nem minden verziója kompatibilis a migrációhoz. A jelenleg telepített verziótól függően előfordulhat, hogy először a Saperiont kell frissíteni.
Természetesen ennek a megoldásnak is vannak előnyei:
A migráció után az összes adatot a konzisztens és frissített OnBase formátumban tárolják.
A Saperion rendszer karbantartásához és működtetéséhez nincs szükség további erőfeszítésre vagy know-how-ra.
Az adatszerkezetek és munkafolyamatok a migrációval újragondolhatók és optimalizálhatók.
A Saperionból exportált adatok OnBase-olvasható importformátumba történő konvertálása szinte mindig egyedi megoldást igényel, maga a Saperion-export az EITCO6 egyik eszközével automatizálható és szabványosítható.
A vállalati tartalomkezelő rendszerek (ECM) gyakran a vállalat üzleti folyamatainak alapvető alapját képezik. A megfelelő alkalmazások és megoldások kiválasztása megterhelő lehet, de ugyanilyen fontos az adatmigráció megfelelő stratégiájáról való döntés is. Sok projektben ezt a témát elhanyagolják a koncepció során, pedig jelentős hatással lehet az időkeretre és az információk elérhetőségére.
Ezért az átállást nem csak technikai szempontból kell értékelni. A meglévő üzleti folyamatok elemzésével és a munkafolyamatok felülvizsgálatával együtt kell mérlegelni, hogy stratégiailag mennyire témogatja a vállalat hosszú távú céljait.