INNODOX
BLOG
INNODOX
Blog

admin , 10. August 2022

Kié legyen a döntés, amikor egy vállalati szoftvermegoldásra van szükség? Üzlet vagy IT?

Minden növekvő vállalat életében előbb-utóbb eljön az a pillanat, amikor felismerik: bizonyos irodai munkafolyamatokat vagy azok egy részét érdemes egy szoftvermegoldással kiváltani. Ilyenkor felmerül a kérdés: kinek kell választani? Kié a felelősség?

 

Egy vállalati szoftvermegoldás beszerzése igen összetett folyamat. Az igény jellemzően az üzleti oldalon, azaz egy adott részlegen – lásd back office, ügyfélszolgálat, pénzügy, HR stb. - keletkezik. Például akkor, amikor túl szerteágazóak a feladatok, melyek egy részéhez valójában nincs szükség emberi döntésre, akár automatizálni is lehetne. Vagy amikor kevés a kolléga adott munkamennyiség ellátására a rendelkezésre álló időben.  Vagy csak egyszerűen akkor, amikor a részlegvezetőben tudatosul, hogy olyan nagy a hibaszázalék, ami már minőségbiztosítási kockázatokat hordoz.
Ilyenkor jön sokszor a kézenfekvő megoldás: szólunk az IT-nak, ők majd megoldják a problémánkat!

Mi ezzel a baj? Egyáltalán, van-e ezzel bármi probléma? Hiszen ők ismerik az IT piacot, a szóba jöhető megoldásszállítók körét, tudják milyen erőforrás szükséges a szoftverek futtatásához és ismerik az összes többi részletet, amit az üzleti oldal sokszor nem, és nyilvánvalóan nem is akar tudni.

Tehát szólunk az IT vezetőnek, hogy itt van egy probléma, legyen szíves segítsen nekünk. És innentől elkezdődik egy olyan folyamat, ami – ha nincs jól átgondolva – sok feszültséggel járhat, és számos buktatót rejthet magában.

Összeszedtem tehát pár gondolatot arról, mit érdemes szem előtt tartani egy zökkenőmentes szoftverbeszerzés érdekében:

 

  • Az eltérő szempontrendszerek tisztázása
    Sajnos, bármilyen furcsa, érdekellentétek lehetnek az egyes divíziók között, és ennek sokszor nem is vagyunk a tudatában. Az IT divíziónak mások a szempontjai, más tényezőket vizsgál, amikor egy szoftvermegoldást értékel. Számukra például fontos a könnyű integrálhatóság és a gondozásmentes üzemeltetés, hogy ne legyen vele macera az életük. Ez alapvetően rendben is van, amíg nem megy a funkcionalitás rovására. Mivel nem ők fogják használni az adott alkalmazást, nem szabad, hogy az IT szempontjai oly mértékben felértékelődjenek a kiválasztásnál, mely már a funkcionalitás rovására megy.
    Érdemes egy közösen kialakított szempontrendszert, elváráslistát kialakítani.
  • Az igénymeghatározás pontosítása
    A felhasználó, az üzleti oldal az egyetlen, aki valóban ismeri a fájdalom pontokat, a napi munkamenetet, hol vannak hiányosságok, és hol nem szerencsés változtatni. Ezeket az IT nem ismeri, így pontos igénymeghatározás hiányában nem is tudnak segíteni a jó megoldás megtalálásában (lásd fent). Az előzetes igények meghatározása közben azonban sokszor, vagy sok mindenre nem gondolunk, vagy túl lövünk a célon. Nagyobb vállalatoknál dolgoznak Business Analyst-ek, akik az üzleti oldalon segítik a folyamatok feltérképezését, a szűk keresztmetszetek meghatározását, a specifikáció elkészítését. Amikor ez a segítség nem áll rendelkezésre, akkor mindenképp jól jöhet egy olyan szállító, aki érti a folyamatainkat, van releváns tapasztalata, és segít az igények felmérésében.
    Ez a kompetencia tehát szintén fel kell, hogy kerüljön a szállító kiválasztásának szempontjai közé, ha vállalaton belül a pontos specifikáció elkészítése nem megoldott.
  • A lehetséges beszállítók bevonása
    A büdzsé szinte mindenhol számít. Épp ezért sok helyen, még a beszerzés is bevonódik a folyamatba. Előfordul, hogy a büdzsé miatt kerül veszélybe egy komplexebb megoldás bevezetésének lehetősége. Ilyenkor pedig az olcsóbb, egyszerűbb megoldások felé hajlanak a felek, melyek nem feltétlenül válaszolják meg az összes megfogalmazott igényt, vagy csak rövid távon. Márpedig hosszabb távon fontos szempont, hogy a funkciók köre mennyire bővíthető, vagy mennyire skálázható egy megoldás.
    Érdemes tehát a beszállítókkal a távlati lehetőségeket is körbejárni. Egy hozzáértő partner segíthet olyan megoldást találni, mely belefér az adott büdzsébe, és hosszabb távon sem kell kompromisszumot kötni a funkcionalitást illetően.
  • KommunikációA sikertelen IT projektek oka legtöbbször a felek - üzlet, IT, szállító - közötti nem megfelelő kommunikáció. Egy vállalati szoftvermegoldás funkcióinak átlag 80%-át szinte soha nem, vagy csak ritkán használják1. Ennek az egyik fő oka, hogy a felhasználó szempontjai valahol elvesznek a folyamatban. Fontos, hogy az üzleti oldalnak direkt kapcsolata legyen a szállítóval. Az IT osztály gyakran abba a csapdába esik, hogy csillaghajót akar építtetni, pedig Károly bácsinak csupán egy papírsárkány volt a kívánsága.
    Ha tehát nem jól működik a kommunikáció a felek között, - melynek következtében nem megfelelően határoztuk meg az igényeinket vagy nem a helyes szempontrendszer alapján választottunk beszállítót stb.-, gyakran arra gondolunk, hogy nem jó rendszert kaptunk.
    Pedig az esetek legnagyobb részében a kész rendszer a specifikációnak megfelel, ezáltal vesztett helyzetben kerülhetünk. Plusz költséggel jár, ha módosítani akarunk valamit, nem is beszélve az elvesztegetett belső erőforrásról és az elhúzódó éles indulásról.
    Az útmeghatározás a kiválasztási szakaszban megtörténik, ha ilyenkor rossz irányba indult el a projekt nagy ritkán fordul csak a jó irányba. Ezért fontos a felek közötti zökkenőmentes kommunikáció már a projektelőkészítési szakaszban!
  •  

Megválaszolva tehát a címben feltett kérdést, a vállalati szoftvermegoldások kiválasztása általában több érdekelt fél konszenzusával születik, és hogy kinek mekkora a súlya a döntésben, igen sok tényezőtől függ. Egy sikeres megoldás bevezetéséhez azonban feltétlenül szükséges azok megfelelő képviselete a döntésben, akik a szoftvert használni fogják! Itt pedig nem csupán a közvetlen szoftverfelhasználókra gondolok, hanem mindazokra, akiknek adatot kell kinyerni a rendszerből vagy jelentéseket kell összeállítani az eredmények alapján.

 

Ne féljünk az IT-tól!

Szoftverekkel kapcsolatban az az általános vélekedés az üzleti oldalon, hogy „nem értek az IT-hoz, én nem tudom, mit várnak tőlem”. Egy üzleti szoftvermegoldás kapcsán, ez az álláspont ma már nem állja meg a helyét! Az okostelefont is tudjuk kezelni. Megkeressük, milyen applikációkat akarunk, azokat letöltjük és használjuk! A kétezres évek elején a Nokia Communicator még az átlag felhasználóknak kicsit bonyolultnak tűnt, és nem is tudott mindenkit megszólítani. Ma a „fapados” okostelefonok is jóval többet tudnak, mint az a kinyitható, sokgombos, bonyolultnak tűnő telefon 2005-ben. De mára senkinek nincs kétsége afelől, hogy ne tudna okostelefont választani.

 

Hasonlóan a mobiltelefonpiachoz, ma a vállalati szoftvermegoldások is az üzleti és felhasználói igényeket igyekeznek megválaszolni. A manapság fejlesztett megoldások nem az informatikusoknak készülnek, hanem nekünk felhasználóknak. Csak mi (felhasználók) tudjuk, mit szeretnénk egy új vállalati „applikációtól”.  Ha nem értjük a szoftvert, amit szeretnének eladni nekünk, nem az IT osztály a megoldás. Olyat kell keresni, amit könnyen megérünk és tudunk használni!

Az IT osztályok bevonása egy szoftverkiválasztási folyamatba természetesen elkerülhetetlen és mindenképpen szükséges. Bármilyen megoldásra is esik a választásunk, az ő feladatuk lesz azt beilleszteni a vállalati szoftverkörnyezetbe és működtetni. A céges IT irányelveket – pl. lehet-e felhős megoldás, vannak-e preferáltak beszállítók cégszinten, kell e „vas” stb., - ismerete és betartása is az IT felelőssége.

 

Abban azonban, hogy mire van szükségünk, nem tudnak segíteni. Az igénymeghatározás összeállításánál sem az IT osztály, sem a szállítók - szoftverfejlesztő cégek - nem várják el tőlünk, hogy valami körmönfont IT nyelven írjuk le a megfelelő szakkifejezéseket, amiket majd jól megértenek és hümmögve egyből tudják a megoldást. Legtöbbször az informatikai megoldás szállító értékesítője sem IT szakember. Sokkal fontosabb az, hogy az általunk megfogalmazott üzleti igényeket meglássa és megértse!

Összefoglalva: ha úgy érezzük, szükségünk van egy szoftveres megoldásra, annyi a dolgunk, hogy pontosan meghatározzuk, mi a problémánk a jelenlegi helyzettel, és hova szeretnénk eljutni!


Ha ez már megvan, akkor alkalmasak vagyunk tárgyalni az informatikai megoldás szállítókkal! Természetesen a folyamat során sokszor kell kompromisszumot kötni majd technológiai, büdzsé vagy egyéb okokból. De ha tudjuk, mit akarunk, a szállítónk törekedni fog annak megvalósítására.

Legutóbbi bejegyzések: