All das sind wenig effiziente Methoden. Mit INNODOX DOCUMENT haben die Mitarbeiter aller Abteilungen Zugriff auf die elektronische Lieferantenbewerbung. Sobald diese eingesendet wird, können sie den Anforderungsprozess starten. Mit dem ausgefüllten Formular kann die Einkaufsabteilung den Ausschreibungsprozess schneller und effizienter bearbeiten und den Lieferanten auswählen.

Der Status der Genehmigungen ist jederzeit abrufbar. Für die Genehmigenden sind auch Benachrichtigungen einstellbar, sodass sie in den angegebenen Zeitabständen Erinnerungen vom System erhalten. Für Zeiträume, in denen der Genehmiger nicht erreichbar ist, kann auch eine Delegierung der Genehmigung eingestellt werden.

Schauen wir uns ein praktisches Beispiel an: Wenn ein Produkt, ein Ereignis oder auch eine weitere Kontaktperson mit einem bestimmten Lieferanten verknüpft ist, gelangen wir mit einem Doppelklick auf das entsprechende Feld zum Lieferantenverzeichnis. Dank der Lösung braucht man nicht in einer anderen Anwendung oder in einem anderen Fenster zu suchen, um Hintergrundinformationen zu erhalten.

Neben der Überwachung von Produkten und Dienstleistungen der Anbieter sowie von ergänzenden Dokumenten (Bonitätsprüfungen und Risikobewertungen) ermöglicht das System auch die Verfolgung von dynamischen Parametern. So ist der Zugriff auf Daten wie "Vorzugsstatus", angebotene Mengenrabatte und die durchschnittliche Bewertung der bisherigen Leistungen des betreffenden Anbieters nur wenige Klicks entfernt.