Vertragsverwaltung

Setzen Sie in Ihrem Unternehmen die Digitialisierung der Vertragsprozesse in die Tat um! Geregelte Erstellung, Freigabe und Versionsverfolgung von Vertragsentwürfen sowie ihre sichere Weiterleitung an organisationsinterne und -externe Beteiligte, kontinuierliche Verfolgung des gesamten Vertragslebenszyklus.

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Eine Lösung für den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags

  • Vorbereitung

    Sammeln von Anfragen zu Vertragserstellungen mithilfe von Formularen. Darauf folgt entweder die Erstellung von individuellen Verträgen, oder das Ausfüllen vorlagenbasierter Verträge.

  • Freigabe

    Befugnisverwaltung, Verfolgung der Änderungen und Genehmigungen.

  • Vertragsabschluss

    Benachrichtigung der Unterzeichnungsberechtigten, Verfolgen des Unterzeichnungsstatus, Verwaltung der digitalen Signaturen.

  • Nachverfolgung

    Automatisierte Verwaltung der Ablauffristen, Vertragsverlängerungen und -erneuerungen, Einhaltung der Compliance-Regeln.

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  • Vertragsvorbereitung

    INNODOX DOCUMENT unterstützt die Erstellung von Standardverträgen mit Vorlagen. Die Vorbereitung von individuellen Verträgen wird mit selbst auszufüllenden Formularen beschleunigt.

    So kann die Abteilung, die den Vorgang einleitet, erforderliche Daten und zugehörige Dokumente effizient an die Rechtsabteilung übergeben. Ungeklärte Vertragspunkte, deren Status und die Teameinteilung werden für die Mitarbeiter der Rechtsabteilung transparenter. Auf diese Weise haben die an der Vertragsvorbereitung teilnehmenden Mitarbeiter den vollständigen Überblick über den Vorgang, können Änderungen bequem verfolgen und ihre Aufgaben effizienter organisieren.

  • Vertragsfreigabe

    Der verantwortliche Mitarbeiter oder die Abteilung kann einzelnen Personen Genehmigungsrechte für die Verträge zuweisen oder direkt den Genehmigungsstatus überprüfen.

    Je nach Einstellung sendet das System den betreffenden Personen auch Erinnerungen zu ihren Aufgaben. Falls sich die für die Genehmigung verantwortliche Person außerhalb des Büros aufhält, ist das kein Problem. Mit Microsoft Outlook Integration können INNODOX DOCUMENT Benutzer die Verträge von überall über die von ihnen verwendete E-Mail-Anwendung freigeben.

  • Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und -vorschriften (Compliance)

    Vertragsverwaltung entsprechend den Vorschriften und gesetzlichen Verpflichtungen? Dafür müssen zahlreiche, sich wiederholende, wichtige Aufgaben durchgeführt werden. Beispiel hierfür sind die Maßnahmen nach einer Vertragskündigung: Das Löschen von Partner- bzw. Kundendaten oder der Zugriffsentzug für Online-Oberflächen. INNODOX DOCUMENT automatisiert die Prozesse, wo dies möglich ist und assistiert der Arbeit durch Erinnerungsfunktionen, Kontrolllisten und Unterstützung der Teamleiter beim Verfolgen der Prozesse.

  • Sichere, rechtkonforme File-Sharing-Oberfläche für externe Beteiligte

    In der Vertragsverhandlungsphase muss ein Vertragsentwurf möglicherweise auch von externen Parteien überprüft werden. In diesem Fall ermöglicht es INNODOX DOCUMENT allen Beteiligten, die aktuelle Version zu erhalten, ohne dass das Versenden via E-Mail eine Sicherheitslücke oder zusätzlichen Arbeitsaufwand bedeutet: Mitarbeiter können die Verträge über ihre gewohnte E-Mail-Anwendung direkt aus dem System versenden. Mit der Integration in Microsoft Outlook können eingehende E-Mail-Anlagen mit einem Klick ins System hochgeladen werden. Dadurch können Vertragsversionen problemlos nachverfolgt und verglichen werden.

Fordern Sie eine auf die Ansprüche Ihres Unternehmens zugeschnittene Präsentation an!

INNODOX DOCUMENT Lösungen können auch Ihre Unternehmenstätigkeit effizienter machen. Interessieren Sie sich für Details? Füllen Sie bitte das Formular aus und wir werden Sie binnen 48 Stunden kontaktieren!

 

PRÄSENTATION ANFRAGEN

INNODOX DOCUMENT - Weitere Anwendungsmöglichkeiten
  • Einkaufsunterstützung

    Beschaffungsprozesse werden digitalisiert, unternehmensintern vereinheitlicht, messbar gemacht und optimiert. Manuelle Aufgaben werden automatisiert, Beschaffungsbedarfe transparent gemacht, Durchlaufzeiten verkürzt.
  • Rechnungsverwaltung, Rechnungsfreigabe

    Automatische und transparente Rechnungsverarbeitung und -genehmigung mit anpassbaren Arbeitsprozessen und einfach konfigurierbaren Berichten, die mit zur Genehmigung erforderlichen Dokumenten verknüpft werden können.

  • Personalrekrutierung, HR-Unterstützung

    Vereinfachte Auswahl- und Einstellungsvorgänge, Onboarding- und Offboarding-Automatisierung, transparentes Management von Arbeitnehmerangelegenheiten.

  • Elektronische Authentifizierung

    In elektronischen Dokumenten enthaltene Signaturen werden gesetzes- und vorschriftskonform authentifiziert und verifiziert, indem der Unterzeichner identifiziert und der Zeitpunkt der Unterzeichnung gespeichert wird.

  • Unterstützung des Wissensmanagements

    Einrichtung und Verwaltung einer unternehmensinternen Wissensdatenbank, die es allen Mitarbeitern ermöglicht, bezüglich den Regelungen zu ihrem Arbeitsbereich und der Geschäftstätigkeit des Unternehmens auf dem aktuellen Stand zu sein.

Ihre Privatsphäre ist uns wichtig!

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